COLUMN不動産に関する記事

不動産を売却するためにはいろいろな書類を集める必要があります。

しかし、一般の方は一生に何度も不動産を売買するわけではないので、必要な書類といっても何が必要なのか、どうやって集めればいいのか分からなくてお困りだと思います。

ここでは、必要書類の内容についての説明と、その集め方についても説明していきます。

特に、取得に時間が掛かるものについては契約前に事前に集めるのが、不動産売買を成功させるコツです。

不動産売買契約とは

そもそも、不動産売買契約とはどういった契約なのでしょうか。

コンビニやスーパーマーケットで何かを買うときに、わざわざ契約書を交わす人はいません。

これは売買契約一般が、諾成契約と呼ばれる契約書を必要としない形式でも成立するからです。

しかし、不動産のような高額なものの場合は、なかなか口約束で売り買いするわけにはいきません。

宅建業法上、不動産業者には書面交付の義務もあるため、実際の不動産売買契約においては、確実に書面を交わしています。

この書面のことを、不動産売買契約書と呼んでいます。

不動産売買契約書には何が書かれているか

不動産売買契約書には、

• ・売買の対象となる不動産の概要や金額
• ・代金の支払い時期や手付の金額
• ・売主は誰か
• ・固定資産税の税金はどのように負担するか

などの不動産の詳細と、金銭の額と負担割合までが記載されています。

高額な不動産の場合は、現金一括で購入する買主は珍しく、ほとんどの場合は銀行で住宅ローンを組んで購入するでしょう。

この場合にも、買主はいつまでに住宅ローンに申し込みをするか、もし住宅ローンが通ったらいつまでに残代金を支払うかなども契約書に書かれています。

不動産売買契約後にすることは何か

逆に売主は契約締結後は、残代金の支払いを待っていればいいのではなく、所有権移転の登記準備も始めなければなりません。

不動産売買契約の効力として、買主に代金支払いの義務が発生すると同時に、売主には所有権を移転させる義務が発生するからです。

契約書作成のため、登記移転のために何が必要か

これらのように、詳細な不動産売買契約書を作成するため、また所有権を移転するためには、不動産にまつわる様々な書類が必要になります。

この必要な書類には、実費を払って不動産会社に依頼することができるものもありますが、基本的には売主が自ら収集して準備しなければならない書類ばかりです。

不動産売買契約の手続きの流れ

次に、一般的な不動産売買契約を、流れに応じて説明をします。

流れの中で、その時点で発生する売主がやることについても簡単に触れていきます。

売却相談時

不動産を売却しようと決めたときに、いくらで売れるかがいきなり分かる人はいません。

まずはいくらくらいの価値があるか査定を依頼し、売り出し価格を決めるのが一般的です。

住宅ローンの残高がある場合や引っ越しを前提としている場合は、相場だけではなく、いくらくらいで売りたいという希望も織り込んで売り出し価格を決定しましょう。

なお、この時点で集められる書類もかなりあります。

売り出し開始

売り出し価格が決まったら、不動産会社と売買の媒介契約を結び売り出し開始です。

売り出し中もその不動産に住み続けることはできますが、売り出しを開始すればいつ申し込みが入り契約になるかは分からないため、引っ越しの準備も進めていきましょう。

引っ越し準備で注意すべき点は、契約に必要な重要書類を誤って捨ててしまわないことです。

内見、申し込み

売り出した不動産に興味を持った買主から内見、申し込みが入ったら、売主は忙しくなります。

契約に向けて必要な書類を集めることはもちろん、必要であれば引っ越し手配なども発生します。

契約

申し込みが入り条件が合致したら、買主・売主ともに不動産契約書に署名をして契約締結です。

この時点から、契約には拘束力があり、書類を集めるという義務を果たさない場合は違約金を課せられる場合もありますので注意してください。

決済に必要な書類をすべて集めて、決済の準備をしましょう。

決済

一般的には銀行の応接室などで、売主・買主、不動産業者、司法書士、銀行員などの当事者が集まって残代金の支払い、抵当権の設定、所有権の移転に必要な手続きを行います。

多くの関係者が集まる場面なので緊張しますが、事前にきちんと書類を集めていれば、スムーズに終わるため、心配はいりません。

売主側が用意する必要書類と入手方法

売主側が用意する書類は、大きく分けて3種類に分かれます。

一つは不動産そのものの情報に関しての書類、二つ目は税金や住宅ローンなどのお金に関する書類、そして三つ目は不動産登記の所有権を移転するために必要な書類です。

不動産そのものの情報に関しての書類とは

不動産といっても、土地、建物なのか、戸建てなのかマンションなのか、権利は所有権なのか借地権なのかと非常に細かく複雑に分かれています。

また、実際に使用している人と所有権者が違うことも多く、売ろうと思っている不動産が実は自分のものではなかった、もしくは誰かと共有になっていたということもよくあります。

そこで、まずは不動産そのものについての情報が分かる書類を用意しましょう。

登記事項証明書（登記簿謄本）

登記事項証明書とは、不動産に関する所在や面積、権利関係がすべて記された証明書です。

登記事項証明書とは現在の呼び方で、以前は登記簿謄本と呼ばれていましたが、いまでもこの名称で呼ぶ方も多いです。

登記事項証明書は、法務局に行き、手数料を支払えばいつでも取得することができます。

お金に関する書類とは

不動産売買契約の中心は、やはりお金です。

売買金額がいくらか、という点はもちろんですが、

• ・所有するとしたら年間いくらくらい税金がかかるのか
• ・マンションの場合、管理費、修繕費はいくらなのか

などの点も当然重要な要素になります。

これらの計算は複雑なうえ、日々変わる数字なので、正確に把握している売主は非常に少数です。

しかし、買主からすれば、売買金額とは別にいくらかかるのかは大変重要なポイントです。

そこで、売主はお金に関する書類を集め、正確な情報を不動産業者、買主に提供することで不動産売買契約をスムーズに進めることができます。

固定資産税納税通知書と課税明細書

固定資産税納税通知書とは、その名の通り、固定資産税の税額が記載された通知書です。

固定資産税納税通知書は毎年4月から6月にかけて、登記上の名義人に郵送されてきます。

そして、固定資産税納税通知書と一緒に課税明細書も送られてきます。

課税明細書には、不動産の評価額や課税標準額などが記載されています。

この不動産の評価額が分かれば、登録免許税の税額を計算することができます。

固定資産税納税通知書、課税明細書は毎年郵送で送られてくるので、自宅を探してみましょう。

もしも誤って捨ててしまった場合は、課税明細書と同じ内容の評価証明書を取得する必要があります。

評価証明書は、市役所もしくは都税事務所に行き手数料を支払えば取得できます。

ただし、毎年四月などの混雑する時期は時間が掛かるため、注意が必要です。

（住宅ローンがある場合は）住宅ローンの残高証明書

売却しようとしている不動産について、住宅ローンを返済中の場合は、住宅ローンの残高が確認できる書類が必要です。

当初の予定通り返済している場合は、返済予定表でも足りる場合もありますが、一番確実な書類は、銀行から発行される残高証明書です。

これは銀行によって発行の手数料が異なるのですが、銀行の担当者に残りの住宅ローンの残高が分かる書類が欲しいと伝えて取得しましょう。

（マンションの場合は）マンション管理組合規約と管理費・修繕費積立計算書

売却しようとしている不動産が分譲マンションである場合は、マンションの管理組合規約と、いままでの管理費、修繕費の積立金が分かる書類が必要になります。

マンションの場合は、所有権移転と同時に、管理組合に入らなければならないからです。

そのため、買主にとってどんなマンション管理組合なのか、管理費・修繕費はどのくらい積み立てられているのかは非常に重要な関心ごとになります。

売主であれば組合員なので、マンションの管理組合に連絡して規約を取得しましょう。

また現在の管理費、積立金の明細書も同じマンションの管理組合にあるので取り寄せましょう。

所有権を移転するために必要な書類とは

最後に、所有権を移転するために必要な書類について説明します。

不動産売買契約を結ぶと売主には「買主に所有権を移転させる義務」が発生します。

その移転のために必要な書類が次に説明する書類です。

これらの書類は厳密には、不動産売買契約前ではなく、残代金を支払う決済のときに必要です。

再発行できないものも含まれているので、売主として事前に書類を集めておくことをおすすめします。

登記識別情報（権利証）

登記識別情報とは、登記名義人が真正な権利者であることを証明するために通知された秘密の12桁の番号のことです。

実際には、A4サイズの用紙に登記所が無作為に選んだ12桁の英数字が印刷されて、目隠しシールで隠されています。

2005年よりも前に不動産を取得した人は登記識別情報ではなく、申請書類の副本を「権利証」という形で持っていますが、効力は登記識別情報と同じです。

いずれにせよ、不動産の所有者しか持っていない書類で、捨てていない限りは不動産を手に入れた時点で、書類は持っているはずです。

ちなみにこの登記識別情報は紛失したからと言って再発行することはできません。

色々な書類の中で唯一この書類だけが再発行できない書類で、かつ既に受け取っている書類のはずです。

この登記識別情報は、買主に所有権を移転する際に必須なので、見当たらない方は決済までの間に必ず探しておくようにしましょう。

なお、この書類がなくても所有権移転登記自体はできますが、追加で司法書士に支払う費用がかかる可能性があるためご注意ください。

実印と印鑑証明書

日本の場合は、複製しにくい印鑑の陰影を市役所に届け出ることによって、その登録した印鑑が自分のものであることを証明する仕組みを採用しています。

この時に市役所に登録した印鑑のことを実印と呼び、その陰影を証明する書類を印鑑証明書と呼びます。

不動産売買の場合、司法書士に登記を委任することがほとんどですが、その際に司法書士に委任する委任状には実印を押印しなければなりません。

そして、その押印が本当に実印でされたものなのかを確かめるために、印鑑証明書を添付する必要があるのです。

印鑑証明書は、印鑑登録をしている市役所、もしくは最近はコンビニなどで気軽に取得できる地方自治体もあります。

公的な身分証明書

これは、司法書士から本人確認を求められた際にに必要な書類です。

運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなどが例としてあります。

（相続がある場合は）登記名義人との関係が分かる書類

万が一、登記名義人と売主が不一致の場合は、その関係性を証明する書類も必要です。

例えば、登記上の名義人は亡くなった父親のままですが、売主の3人の子供のうち、二人が相続放棄をしたため、売主一人が単独相続したケースなどです。

こういった場合は、亡くなった方の出生から死亡までの戸籍と、兄弟のうち2人が相続放棄を家庭裁判所に申述した旨の証明書が必要です。

このあたりの書類は事情によって千差万別なので、あらかじめ不動産業者の担当者に相談しましょう。

用意しておくと買主が安心できる書類と入手方法

必須の書類ではないですが、用意しておくと買主が安心でき、契約がスムーズに進む書類などをご紹介します。

あくまでも一般論ですが、不動産業者からするとこれらの書類を事前に用意してくださる売主は非常にありがたく、業者としてもお客様のために頑張ろうという気持ちが強くなります。

（購入時の）重要事項説明書

重要事項説明書とは、宅建士が建物を取得しようとしている人に対して説明した、重要な事項を記載した書面のことを指します。

売主が今回売却しようとしている不動産を取得した際には、不動産業者から説明を受けている場合が多いため、既に売主が持っている可能性が高い書類になります。

再発行が難しい書類ですが、あくまでも参考資料のため、仮になかったとしても不動産売買契約ができないほどの大きな影響はありません。

建築確認証、検査済証

建築確認済証とは、建物を建築する際に計画している建築物が、建築基準法に適合していると確認された場合に交付される書類を指します。

検査済証とは、建物工事が終わった後の完了時の完了検査において、工事が建築基準法に適合しているかどうかを検査し、合格した場合に発行される書類を指します。

通常これらの書類は、新築で購入した場合は建築会社から受け取っているケースが多いです。

こちらも、あるとより安心というだけで、必須の書類ではありません。

ちなみに、確認済証と検査済証はいずれも再発行はされませんが、建築確認を受けたことや検査を受けたことは市役所で確認することができます。

土地測量図・建物平面図

土地測量図とは、土地家屋調査士や測量士などが測量して作成した土地の図面を指します。

建物平面図とは、建築士などが作成した建物の図面を指します。

これらの書類は売主が不動産を取得した際に重要事項説明書の中に含まれていることが多いです。

取得するには法務局に対してオンライン、郵送、窓口で請求することができ、約450円程度の費用がかかります。

銀行通帳

忘れがちですが、不動産売買の代金を振り込む用の銀行口座が必要です。

万が一間違っていたら組戻しなどで時間が掛かるので、確実に振り込まれたことがすぐにわかるように通帳を持参しましょう。

不動産売買契約の必要書類を用意するときの注意点

最後に、スムーズに不動産売買契約の必要書類を用意できるコツと注意点について解説していきます。

基本的なことばかりですが、油断すると意外にうまくいかないこともあるのでご注意ください。

とにかく着手は早めにする

上でご説明した通り、不動産売買契約にはたくさんの書類が必要になります。

一つ一つは大したことがないのですが、休日にまとめてやろうとするとかなり骨の折れる作業になります。

よくあるのが、直前に探し始めてあると思っていた書類がない、と焦るパターンです。

書類を紛失している場合でも、事前に分かっていれば別の方法をとることができます。

一覧表を作成し、早めに着手することをおすすめめします。

平日にまとめてやろうとすると意外とうまくいきません

必要書類の部分でもご説明した通り、市役所や都税事務所、法務局で取得できる書類がいくつかあります。

これらの公的機関は平日しか開いていないので、書類を取得するには平日日中に行くしかありません。

お勤めの方からするとどこかで一日休んでまとめて行こう、と思われるでしょうが、この方法は意外とうまくいかないのです。

慣れている方であれば、どこでどの書類が取得できるのか、待ち時間はどのくらいなのかがわかりやすいでしょう。

しかし、初めてだと意外に待たされたり、窓口が違っていたりと、予想外のトラブルに直面することも多いです。

自己判断せずに不動産業者に相談しましょう

書類を集め始めると、最初はあると思っていた書類がないことに気づくかもしれません。

万が一、紛失していたとしても代わりの方法を取れば不動産売買契約自体は進めることができますが、追加で費用や時間がかかることが多いです。

そのため、書類がないと分かった時点で自己判断せずに、媒介を依頼している不動産業者に連絡してどうすれば良いか相談しましょう。

不動産売買契約は複雑なので、書類の名前が似ているから大丈夫だろうと安易に考えると、予想外のトラブルに巻き込まれることもあるため注意しましょう。

まとめ

以上が、不動産売買契約をするにあたって売主が集めないといけない書類の説明と入手方法です。

実際の不動産売買は物件によって必要な書類が変わってくるので、必ず不動産業者の担当者と相談しながら、トラブルなく売却を進めてください。